Règles concernant les inscriptions aux séjours et week-ends
Les règles de priorité doivent permettre à l’animateur référent d’opérer les choix, lorsqu’ils sont nécessaires, sans que ceux-ci ne puissent être contestés et aux adhérents de bien comprendre ceux-ci.
Les inscriptions aux séjours et week-ends proposés et validés par le bureau de l’association sont gérées par l’animateur référent.
Elles sont enregistrées uniquement par mail adressé à celui-ci avec copie au président et ne seront maintenues que si l’acompte demandé est versé dans les délais stipulés.
L’article 5 du règlement intérieur de l ‘AMRP indique : « les voyages et week-ends proposés sont réservés en priorité aux adhérents de l’association en possession de leur licence. Les conjoints, sous certaines conditions discutées au cas par cas, pourront exceptionnellement être admis à participer.
Les inscriptions sont prises dans l’ordre d’arrivée et en cas de besoin, l’organisateur, en accord avec le bureau, se réserve le droit d’établir des priorités au bénéfice d’adhérents qui auraient été en liste d’attente lors d’un précédent séjour et/ou qui fréquentent les randonnées programmées régulièrement ».
Il apparait nécessaire de préciser ce dernier alinéa, afin d’éviter toute interprétation qui ne serait pas conforme à l’esprit dans lequel il a été rédigé.
Seule une pratique significative de la randonnée peut nous permettre d’estimer, d’une part, l’aptitude physique de l’adhérent à s’adapter aux conditions techniques du séjour proposé (durée et fréquence des randonnées, dénivelé ...) et, d’autre part, sa capacité d’intégration au sein d’un groupe au cours d’un séjour de plusieurs jours. Il s’agit d’une responsabilité collective qui conditionne la réussite du projet.
Les inscriptions sont prises en 2 temps :
-Dans un premier temps, pour moitié des places ouvertes, elles seront réservées aux nouveaux adhérents ayant acquitté leur cotisation, dont le dossier médical est à jour, et ayant participé régulièrement aux randonnées proposées et à ceux n’ayant pas bénéficié de séjours de même nature les 3 années précédentes ou qui n’ont pas été inscrits à des séjours identiques (même destination) précédemment proposés.
On entend par nature différente de séjour :
- Les séjours d’au moins 6 jours, alliant randonnées quotidiennes et visites touristiques
- les weekends ou très courts séjours
- les séjours à caractère plus sportif, en étoile ou en itinérant, avec ou sans portage, tels que semaine raquettes ou sorties en montagne avec dénivelés significatifs.
Dans un deuxième temps pour l’autre moitié aux autres adhérents, dans l’ordre d’arrivée des inscriptions.
Un tableau des participations aux séjours précédents et les feuilles de marche établies lors de chaque randonnée seront transmis à l’animateur référent pour le guider dans ses choix et établir les priorités en toute transparence.
En cas d’augmentation des places ouvertes après la clôture des inscriptions, au vu de l’importance des demandes, les règles ci-dessus s’appliqueront aux adhérents en liste d’attente, mais aucune nouvelle inscription ne pourra être prise en compte.
